De resultaten van het eerste kwartaal zijn binnen. Is de uitvoering van het jaarplan succesvol?
Goed om dat te evalueren en daarbij de volgende vragen te stellen:
- Hoe staat het met omzet en rendement tov het plan ?
- Debiteurenstand en -termijn passend bij de gestelde budgetten ?
- Wat hebben we als kantoor/sectie gedaan om dat succes te realiseren? (en moeten we dus blijven doen)
- Waar kan er aangescherpt worden? (beter doen)
- Welke activiteiten en initiatieven leverden te weinig op ? (en moeten we dan misschien stoppen)
Het is goed om de antwoorden op deze vragen in kaart te brengen. De tijd die je daaraan wil besteden wordt mede bepaald door je visie op het managen van kantoor.
Resultaten uit het verleden …
De grote massa advocaten en (kandidaat-)notarissen laven zich aan de gedachten dat de drukke tijden nog heel lang blijven doorgaan. Andere, de zakelijk meesterlijken houden ook rekening met mogelijke tegenslag en bereiden alternatieven voor de uitvoering van het jaarplan voor.
Deze 2 verschillende perpectieven worden aangevuld met nog twee anderen: de zakelijken en de zakelijk professionelen die in toenemende mate aandacht, mankracht en nond-declarabele tijd besteden aan bovenstaande vragen.
We leggen dat uit door elk van deze 4 perspectieven te bespreken
1) De grote grijze massa
Deze grote groep houdt focus op het afwerken van de zaken die nu op het bureau liggen, of in de kast hangen.
Hun eventuele evaluatie en analyse van het eerste kwartaal wordt belemmerd door de gedachten aan het begin: “resultaten uit het verleden ….” en de overtuiging dat “mijn cliënten hebben me NU nodig dus ik heb er de tijd niet voor”.
Herken je jezelf hierin, stop met lezen en ga terug naar je dossiers.
2) Zakelijken
De druk van dossiers herkent deze groep en ze begrijpen ook dat er waarde zit in evalueren. Ze maken wat tijd om deze vragen te bekijken:
- Uren- en omzet – in welke mate gerealiseerd?
- Vakinhoud – voldoende PO-punten gehaald, vakliteratuur bijgehouden?
- Netwerken – wie heb ik gesproken en welke kansen levert dat al op?
- Persoonlijke ontwikkeling – wat heb ik er tot nu toe aan gedaan?
Dit kan in een klein uurtje geregeld zijn: de cijfers en bijbehorende achtergrond informatie kan de boekhouding of secretaresse aanleveren.
De echte reflectie op “hoe goed is did werkelijk?” wordt solitair beantwoord en mogelijk besproken met een betrouwbare kantoorgenoot (of een extern klankbord 😉) die hopelijk wat doordringende vragen stelt.
Input voor de verdere uitvoering van het jaarplan? Ietwat twijfelachtig.
3) Zakelijk professionelen
De professioneel denkende advocaat/(kandidaat-)notaris neemt meer en grotere stappen. Hij/zij kijkt (naast de al genoemde vragen) ook naar:
- Aantal en kwaliteit van nieuwe relaties (bijvoorbeeld ontmoet bij netwerkmomenten).
- Hoeveelheid acquisitiegesprekken met nieuwe cliënten (en hoe het met de opvolging daarvan staat).
- Hoeveelheid zaken (en hun omzet) van bestaande cliënten.
- Kwaliteit van verwijzingen en welke verwijzers die binnen brengen.
- Uitkomsten van cliënteninterviews en welke 3-5 leerpunten we moeten opnemen in de verdere uitvoering van het jaarplan.
- Impact van AI op de werkwijze van advocaten en de dienstverlening aan cliënten.
Een klein groepje van 2-3 personen met gezond stel hersens kan deze evaluatie binnen twee uur doen. Om hen daarbij te helpen is dit eenvoudige & pragmatisch evaluatieformulier gemaakt, dat uit 2 delen bestaat
Vijf successen van Q1
Successen dienen gevierd te worden. Erken de inspanningen en wees trots op de resultaten. Kijk daarbij ook naar de oorzaken van dat succes:
- Welke activiteiten hebben meest bijgedragen?
- Wat is mijn rol daarin geweest?
- Wat hebben we anders/beter gedaan dan in vorige kwartalen?
Het antwoord op deze vragen helpt om in de toekomst verder en meer succes te genereren.
Vijf aandachts-/actiepunten voor de rest van 2024
Wat betekent dit voor de rest van de uitvoering van het jaarplan:
Wat moeten we blijven doen?
Wat moeten we anders/beter gaan doen?
Wat moeten we stoppen met doen?
Voor de antwoorden van deze vooruitblik kijk je naar wat je praktijk nodig heeft (need to do en nice to do) en de ruimte om non-declarabele tijd en menskracht vrij te maken.
4) Zakelijk meesterlijken
De vierde groep gaat het meest ver. Deze zakelijk meesterlijke advocaten en (kandidaat-)notarissen analyseren, bedenken alternatieven en kiezen hun focus uit de 5 belangrijkste thema’s van klantgericht ondernemerschap:
- Kennis van de cliënt
- Propopsitie & Profilering
- Aan tafel (en tot zaken) komen bij de klant
- Management van de kantoororganisatie en de mensen
- Finance & performance management
Terugkijken op het eerste kwartaal levert deze groep de beste inzichten om plannen te maken voor het tweede kwartaal en de uitvoering van het jaarplan in totaal.
Om daarbij te helpen is voor hen dit pragmatische A4 met 2 kolommen gemaakt. Eenmaal ingevuld, verdwijnt het niet in de vergetelheid. Nee, uitprinten (liefst op A3 formaat) en aan de muur. Als inspiratie en als reminder.
Uw evaluatie starten?
Als deze denkwijze je prikkelt om het net even anders aan te pakken bel of mail met Dirk Heuff om de eerste stappen te bespreken of een korte sparringsessie over je eerste nieuwe plan.
Ik kijk uit naar je bericht.
